Ако сте в ранния етап от отварянето на нов хотел, то най-вероятно сте затрупани от милион малки и критични детайли и понякога усложнения. Получаването на разрешителни, неизбежните закъснения, финансиране, персонал ... И на този етап ние ви казваме, че трябва да започнете да промотирате хотела незабавно!?
Повече от 700 дейности трябва да се планират в жизненоважен план и чек листа за откриване на нов хотел! Включват се всички задачи по въвеждане в действие на Рецепция, Маркетинг и Продажби, Човешки ресурси, Връзки с обществеността, Хотелско домакинство, Поддръжка и материална база, Безопасност и сигурност, Перално стопанство, Спа и фитнес, Счетоводство и личен състав, Софтуери, Стандарти за работа, Система за управление и контрол, Договаряне, Наематели ...
При идеални обстоятелства маркетинг планът трябва да е готов 18 месеца преди откриването на хотела. Това, което трябва да се започне в момента е, да се състави добре обмислена стратегия и да се започне изпълнението на план за действие. Те трябва да включват следния минимум от елементи:
Човешки ресурси
Подбор и обучение на Генералния мениджър;
Подбор и обучение на ръководителите на отдели;
Изготвяне на стандарти за работа на персонала;
Координация и тренинг на персонала;
Специализиран тренинг и обучение;
Практическо обучение на работното място;
Видове тренинг: Сервитьори, Резервации, Рецепция, Продажби, Камериерки;
Маркетинг и продажби
Изграждане на корпоративна идентичност и маркетингова кампания;
Определяне на каналите за продажби и дистрибуция;
Свързване на хотела с GDS – Системи за глобална дистрибуция;
Създаване на ценова политика;
Предварителни продажби на нощувки, събития и мероприятия;
Подготовка и изпълнение на откриване в тесен кръг и генерално откриване - "Grand Opening";
Финанси
Изготвяне на бюджет за етап Преди-откриване;
Прогноза за продажбите на нощувки, средна цена, средна заетост;
Бюджет за първите 12 месеца оперативна дейност;
Песимистичен и оптимистичен бюджет за 2 години напред;
Щатно разписание на персонала и бюджет за човешки ресурси;
План за управление на риска;
Въвеждане на финансови и счетоводни практики и контрол;
Подготовка за инспекции, категоризация, лицензиране и сертифициране
Подготовка на хотела за всякакви инспекции;
Подготовка и въвеждане на HACCIP система в ресторантска част;
Подготовка за категоризация и работа с проверяващите експерти;
Работа с банки, държавни институции, браншови структури …
Ще отделя допълнително внимание на част от дейностите, с критична значимост за успешните продажби на работещия вече хотел. Тяхната подготовка започва най-късно 6 месеца преди откриването и представянето на крайния хотелски продукт:
Брандиране
Това е първата ви работа! Трябва да решите и да знаете, „кой“ ще бъде вашият хотел. Разбирането и познаването на конкурентите и таргет клиенти е добра изходна точка за определяне на вашето уникално търговско предложение. Трябва ясно да определите и отличите своят бранд. След това си задайте въпроса: „Мога ли с този бранд да бъда привлекателен за нови клиенти и да комуникирам с тях по начин, който да ги мотивира да дойдат при нас? Ще провокира ли клиентите, които искам?“
Връзки с обществеността
Добрата новина: Публичността е безплатна! Лошата новина: Трябва да започнете да работите за нея много рано. Веднага!
Уеб сайт
Когато започнеш да шумиш около новият хотел, трябва да можеш да посочиш на потенциалните клиенти къде да открият повече информация, как да се абонират за новини и промоции … Добре работещият сайт ще спести значителни разходи за рекламни материали на хартиен носител във всеки един етап от живота на вашия хотел. Отрано трябва да се мисли и за неговата оптимизация, за да привлича потенциални клиенти в интернет. Пускането на завършен хотелски уебсайт – професионални снимки, писане на текстове, превод на английски език, проверка за грешки, интегриране на букинг енджин и онлайн терминал – всичко това отнема от 3 до 5 месеца.
Социални мрежи
Всеки има своето присъствие и потенциал в социалните мрежи. Те трябва да се бъдат впрегнати в общите усилия да отворим хотел с предварителни резервации и потенциални клиенти. Привлечете приятели и колеги, запознавайте ги с прогреса на работата, с вашите бъдещи служители и вашата мисия …Бъдете активни във Facebook, YouTube, Instagram, Pinterest… Имайте за цел да съберете добри приятели и да комуникирате с тях откровено, въвличайте ги в разговор, в игри и инициативи …Започнете в момента, в който имате име и лого на хотела!
Реклама / Директен маркетинг
С наближаване на откриването, ще имате нужда от готови оферти за потенциалните клиенти. Отрано трябва да започнете да изграждате база данни на потенциални клиенти, да се подготвяте за директен имейл маркетинг, за писането на бюлетин с новини, да таргетирате правилните клиенти и канали за комуникация с тях. Подгответе отрано материалите за блога и Facebook страницата, след откриването на хотела месец наред много трудно ще намирате време за творчески занимания!
Управление на приходите
Приложението на плана за управление на приходите трябва да започне от момента, в който взимате решение за датата на откриване на хотела. В хотелиерството има сезонност, силни и слаби периоди, и всички те трябва да бъдат взети предвид. За да не изгубите приходи от пропуснати продажби и да не продавате на ненужно ниски цени в периоди на високо търсене.
Стратегия за пазарните сегменти, календар на активности и събития, проучване цените на конкурентите, ценова таблица и типове стаи – това е само малка част от нужната подготовка, за да извлечете максимума от вашия продукт.
В хотелиерството празната стая е равна на безвъзвратна загуба на приходи. Закъснението с тази стратегия може да доведе до значителни пропуснати възможности, критични в началния етап на бизнеса.
Дистрибуция
Сключването на договори с дистрибутори е още една дейност, която отнема много повече време, отколкото очаквате. Договарянето с туроператори, онлайн агенти, посредници, организатори на събития – може да започне в момента, в който имате мострена стая и оформени помещения.
Качването на хотела в онлайн каталози и база данни на дистрибуторите отнема техническо време. Процесът спокойно може да отнеме до 3 месеца. Започнете веднага, щом имате име, лого на хотела, снимки от стая, фасада и околността на хотела.
За градски бизнес хотел трябва да имате готовност да задействате екип „Продажби“ най-късно 3 месеца преди откриването на хотела.
Резервации
По същото време, когато екип „Продажби“ и уеб сайтът са готови – трябва да имате стационарно работно място за служител, който да поеме оперативната работа по приемане на резервации. Незначителна техническа грешка може да струва скъпо, а вероятността да се изпусне бизнес, защото всички са забързани и в движение е много голяма. По това врем трябва да имате инсталирана и хотелската програма и да сте обособили спокойно работно място с всички необходими комуникации.
Отделете време да обучите и тренирате отлично служителите, от които ще зависят продажбите и резервациите. Те трябва да бъдат амбициозни, силно ориентирани към постигането на поставени цели и с търговски усет.
Продажби
Ако целите да привлечете бизнес клиенти, трябва да започнете да проучвате всички местни фирми и да проучите дали имат нужда от настаняване на гости, конферентни зали за мероприятия, събития в ресторанта.
До 9 месеца преди откриването трябва да започнете да създавате контакти, да опитвате да насрочите среща и да търсите хората, от които зависят решенията. Отнема време да създадете взаимоотношения на доверие, често трябва да ги убедите да използват вашите услуги, при положение, че имат хотел, от който са доволни.
Планирайте ежедневни цели за брой обаждания и срещи. Имайте готовност с цени, оферти и бонуси за нови клиенти.
Привличането на бизнес клиенти е бавна и трудна работа. През целия процес продажбите трябва да вървят ръка за ръка с готовността за безупречно обслужване и престой на спечелените клиенти. Удовлетвореността на първите клиенти е жизнено важна, както и обратната връзка. От техните коментари може да извлечем безценни идеи как да подобрим продукта си.
Системи
Да не забравяме, че ще имате нужда от система за управление PMS, директни резервации на сайта web booking engine, резервационна система CRS, генерална дистрибуция GDS, канален мениджър channel manager, CRM.
Всички трябва да бъдат избрани, договорени, инсталирани, настроени, персоналът обучен – между 4 и 2 месеца преди откриването.
Подбор и наемане на персонала
Хората са склонни да подценяват, колко трудно и отговорно е да намериш добър мениджърски екип. Много собственици го научават по трудния начин.
Често подходящите хора се следят от професионалисти в бранша няколко години, преди да бъдат поканени да поемат даден хотел. Най-добрата опция е, ако има възможност да са вътрешни служители, израснали в йерархията в друг обект на компанията и запознати с нейните стандарти и корпоративни ценности и култура.
Те трябва да бъдат ангажирани с работата като със свой собствен бизнес. Това е както личностно качество, така и въпрос на правилна формула за нематериално и финансово мотивиране на екипа. В днешно време тази тема е изключително актуална.
Намерете правилните хора и ги ангажирайте да започнат работа навреме. Ясният план за действие, срокове и роли на членовете на екипа ще допринесат за успешния старт на хотела. Тяхната липса може да провали инвестицията в зародиш.
Неофициално откриване
ДЕНЯТ наближава ужасно бързо. И всичко трябва да е готово. Честа практика е да се направи т.н. неофициално откриване – тихо и спокойно. В периода до официалното откриване се приемат първите гости, персоналът се синхронизира, системите се тестват при реална работна обстановка. Изпълняват се последни „фини“ настройки.
Отдел „Продажби“ трябва вече да работят с пълна сила и могат да канят потенциални клиенти на срещи в заведенията на хотела, ключови потенциални клиенти да нощуват като комплимент.
На този етап се работи усилено за събиране на препоръки от корпоративни клиенти и позитивни оценки онлайн от туристи. Доволните клиенти трябва да се превърнат във ваши посланици!
В обобщение:
Както виждате, почти няма време за губене, когато става въпрос за откриване на хотел.
Бюджетът за етапът преди откриването трябва да е прецизен и реалистичен, за да не се налагат икономии от качеството на продукта и броя и нивото на персонала. На него не бива да се гледа като разход, а като инвестиция!
Минимум 6 месеца преди откриването трябва да се изготвят чек лист с всички дейности по откриването, концепцията, бюджетът, маркетинговият план.
Най-късно 3 месеца преди откриването трябва да започне работа екип „Продажби“ (За сезонни обекти с голям брой стаи се започва и до 18 месеца предварително).
Бюджетът за маркетинг трябва да надхвърля в пъти бюджетът за Официалното откриване. Все пак това е един ден и той е само част от огромни дългосрочни усилия за привличане на клиенти.
Отварянето на хотел с пълния състав на персонала, но без клиенти, поставя цялото начинание на сериозен риск.
ЗАПОЧНЕТЕ ОТРАНО И СЕ ЦЕЛЕТЕ В НАЙ-ДОБРОТО!
