Точността на вашия бюджет може да подсигури или да провали новия ви хотел!
А колко често се строи и открива нов хотел без бюджет? Да бъдем честни?
Ако надцените очакваните приходи или подцените разходите, има реална опасност да останете без средства преди да сте започнали да се самоиздържате. Преди да започнете с бюджета, трябва да имате яснота, какъв ще бъде хотелът: луксозен бизнес хотел ще има коренно различен бюджет от среден клас ваканционен хотел ... Когато знаете и местоположението на хотела и определите сегментите, които ще таргетирате, можете да започнете с нужното проучване.
Бюджетът се прави, за да се ползва. Ако в хотелът има различни отдели, задължително е мениджърите на отдели да бъдат включени в процеса. Наричам бюджета „Пътна карта“ – тръгваш на път, от подготовката и информацията, с която разполагаш, зависи кога и къде ще пристигнеш. Също и на каква цена и без жертви ...
Направете списък на хотели в региона, в който смятате да откриете вашия и които обслужват същите клиенти, които вие ще таргетирате. Направете проучване как се справят. Отбележете колко дълъг е престоят на гостите, среден приход на гост и на стая, колко резервации се правят в последния момент (last minute), колко често има анулации и неявяване на гости по резервация, както и всяка друга информация, която успеете да съберете. Процентната заетост (% заети стаи на месечна и годишна база) и средният приход на стая (общо заети и незаети) са най-важните мерни единици в нашия бизнес. Източници на информация могат да бъдат национални и местни туристически организации, статистически данни, браншови организации, финансови отчети на конкурентни компании и туристически гайдове. Мениджъри на хотели, които не са ваши директни конкуренти, също биха могли да предложат безценна помощ! Аз лично сверявам информацията поне от няколко различни източника ... Знаем каква е реалността.
Принципно бюджетът се изготвя без ДДС. Ако решите евентуално да бъде с ДДС, започвайки от приходите, важно е да разглеждате и разходи с ДДС и да не забравите да го вземете предвид, преди да прогнозирате печалба. Лесно е да се смесят стойностите със и без, което ще ви доведе до погрешни резултати. Да, случва се, не се шегувам ...
Определете какви разходи ще има хотелът – съответно фиксирани и променливи, които възникват при реална заетост. Помагам си с калкулации за среден разход/приход на гост. Важни и значителни са разходите за персонал, поддръжка, храни, пране, режийни, данъци, лицензи и права. Направете калкулации за разходите за една година като вземете предвид стандартни разходи от практиката и добавите, ако има нещо специфично за вашия обект. Ако искате да направите например ресторант с био или гурме кухня, вашите разходи ще се различават от стандартните.
Сравнете силните и слабите страни на вашия хотел с преките ви конкуренти. Ако преминаващия през региона трафик е важен за вашия пазар и вие сте първият хотел, който виждат шофьорите, значи имате силна страна. Ако сте поредният хотел след много други по пътя, това ви поставя в по-слаба позиция. Отличното обслужване, атрактивната фасада, повече удобства и услуги, чистота и поддръжката, новостта на хотела могат да ви дадат предимство и да увеличат силните ви страни. Една безгранична тема днес е правилното позициониране и вашата идентичност в интернет ...
Прогнозирайте брой продадени нощувки и цените за нощувка за първата година – средна цена (ADR) и приход от стая (RevPAR). Базирайте се на проучване на цените на конкурентите като вземете предвид своите силни и слаби страни. Сравнявайте хотели с идентичен продукт, локация, ниво на обслужването, услуги, ниво на качеството ... Позиционирайте се ценово и между хотели с по-добър продукт и по-висока цена и с по-опростен или с ниско качество и по-ниска цена (имайте яснота за горната и долната граница на цените). Направете калкулации за всеки месец от годината като предвидите сезонните/седмичните пикове и спадове по следната формула:
(Брой продадени нощувки месечно) х (средна цена на нощувка за месеца)
За сезонен хотел може да подходите с калкулация на годишен приход:
(годишна заетост) х (брой стаи) х (дни работни) х (дневна средна цена)
Сравнете очаквания приход и потенциалните разходи. Ако се очаква да направите пробив – приходът да покрие разхода – няколко месеца след откриването на хотела, ще имате нужда от достатъчно оборотни средства, за да покриете разходите и осигурите нужните продажби до тогава. Още по-сериозен е случаят, когато първо трябва да погасите вноска по кредит и след това останалите разходи. Ако приходите ви системно изостават спрямо разходите, сте в опасност. Започнете да търсите първо начини да увеличите приходите – всеки ден, във всеки един разговор и контакт. Разглеждайте постоянно критично разходите и търсете начин да ги оптимизирате. Внимавайте обаче тяхното намаляване да не бъде за сметка на качеството – рискувате цената ви да падне и така попадате в една порочна спирала, водеща само надолу ...
Сега направете един оптимистичен и един песимистичен вариант – с понижена или завишена прогноза за приходите, по същия начин и за разходите. Ами, ако ... Никой не е застрахован от форсмажорни обстоятелства. Сблъсквали сме се с блокиране на граници, изригване на вулкан, протести срещу правителството, свлачища, наводнения, липса на сняг и т.н. Опитният мениджър знае как да сключва договори и да поддържа персонал с едно наум за неприятни изненади извън нашия контрол.
Чести грешки
Прибързаният процес на планиране може да доведе до бюджет, който в крайна сметка не е полезен, колкото би трябвало да бъде. Мениджърите са склонни да прогнозират бюджета за разходи като просто взимат цифрите от предходната година и ги коригират според очакваната процентна заетост. Например 5 % или 10 % - заплатите вървят нагоре, тока, газта, хранителните продукти ... По-добър подход би бил да се съставя напълно нов бюджет всяка година със аргументиране за всеки разход. Този критичен подход фокусира вниманието на мениджърите върху постоянното търсене на начини и възможности за подобряване на хотелските дейности и процеси. Бизнесът се променя постоянно и ние трябва да сме гъвкави и будни за нови тенденции и възможности. Разходите трябва да се разглеждат и според приноса им за увеличаване на приходите. Наричам някои разходи инвестиция, други непрекъснато ме дразнят и предизвикват да намеря начин да ги отстраня!
Честа грешка е да не се преразглежда бюджетът ежемесечно, а за някои обекти например all inclusive може да бъде критично дори ежедневното следене на бюджета. Отклоненията трябва да се коригират, съответно компенсират. И да бъдем честни и реалисти относно възможния резултат след като нанесем реалните цифри от изминалите месеци. Редовно да следим промяната в годишната прогноза. Мениджърите на отдели трябва да се включват както в съставянето, така и в анализа на резултатите и промените в бюджета. Да се чува обратната връзка от тях и да се изискват резултати.
Не на последно място – бюджетът трябва да ни служи да управляваме и паричния поток. Често мениджъри и собственици се оказват неподготвени за периоди на спад в заетостта. Да сме готови за тях и да работим месеци напред, за да не се случи негативната прогноза. Но повече по темата следващия път ...
На финала – при постигане на бюджета да не забравим да наградим хората, които са допринесли за това!
